Các doanh nghiệp lớn và nhỏ hoạt động không chỉ trên khắp thế giới, mà còn suốt ngày, dựa vào lực lượng lao động phân tán về mặt địa lý và di động bao gồm những người làm việc tại nhà. Công nghệ được tích hợp vào tất cả các khía cạnh của cuộc sống, ranh giới giữa thời gian làm việc và cá nhân đang bị xóa nhòa, khiến việc duy trì thực hành quản lý thời gian tốt trở nên quan trọng hơn bao giờ hết.
Các công ty dựa trên chiến lược chấm công, báo cáo chấm công và quản lý dự án của doanh nghiệp để giữ cho doanh nghiệp của họ đi đúng hướng đang đối mặt với một bối cảnh kỹ thuật số mới và những thách thức đi kèm với nó. Họ cần tìm cách cung cấp phần mềm tích hợp, liền mạch phù hợp với nhu cầu của lực lượng lao động của họ và thúc đẩy người làm việc tham gia.
Dưới đây là những xu hướng hàng đầu mà các công ty ứng dụng để cung cấp quản lý thời gian hiệu quả.
Công cụ di động thông minh, tích hợp cao. Với gần một nửa tổng lực lượng lao động toàn cầu dự kiến sẽ bao gồm các nhân viên di động vào năm 2022, điện thoại thông minh, máy tính bảng và máy tính xách tay – thậm chí cả đồng hồ – đang nhanh chóng thay thế máy tính để bàn. Mọi người mong đợi để quản lý thời gian của họ, báo cáo và xem những gì mà người hâm mộ mong đợi ở họ khi họ đi. Điều đó có nghĩa là phần mềm quản lý thời gian cần kết hợp giao diện người dùng di động giàu chức năng cho phép người dùng làm việc trên bảng chấm công từ xa, với khả năng kết nối đầy đủ với các hệ thống doanh nghiệp quan trọng như tài chính hoặc quản lý dự án.
Các dịch vụ đám mây tập trung, an toàn. Kết nối toàn cầu có nghĩa là nhân viên đang truy cập dữ liệu quản lý thời gian từ nhiều địa điểm, mỗi địa điểm có các giới hạn bảo mật và quyền riêng tư riêng. Ngày càng có nhiều doanh nghiệp chuyển sang đăng ký dịch vụ dựa trên đám mây, giúp họ yên tâm khi biết các quy trình bảo mật và mã hóa phù hợp để bảo vệ thông tin của họ vượt ra ngoài biên giới thực. Một số công ty thích quản lý tập trung và kiểm soát phần mềm quản lý thời gian của họ trên cơ sở trong khi những công ty khác chỉ hoạt động trong đám mây. Lộ trình tốt nhất là hỗ trợ cả hai môi trường.
Kinh doanh thông minh. Dữ liệu quản lý thời gian là con đẻ cho trí tuệ kinh doanh tốt bởi vì nó đã có tổ chức và cấu trúc cao. Các công ty hàng đầu đang bắt đầu áp dụng phân tích dữ liệu để hiểu rõ hơn về cách tổng hợp thời gian dành cho tổ chức của họ và xác định các cách để tăng năng suất tổng thể. Ví dụ, họ có thể phát hiện ra rằng một nhiệm vụ dự kiến mất 16 giờ thực sự là từ 30 phút đến hai ngày, tùy thuộc vào nhân viên. Bằng cách cung cấp đào tạo thêm hoặc chia sẻ lại khối lượng công việc, họ có thể giúp nhân viên làm việc hiệu quả hơn và phục hồi một phần thời gian đó.
Tự động hóa. Nhà tuyển dụng thường gặp phải sự kháng cự khi bắt nhân viên ghi lại thời gian của họ một cách chính xác và hiệu quả. Xu hướng ngày càng tăng là tăng cường tuân thủ bằng cách cung cấp bảng thời gian động, được cá nhân hóa, được kết nối liền mạch với các hệ thống doanh nghiệp khác. Điều này tạo ra luồng thông tin hai chiều để thông tin liên quan được tự động điền vào bảng thời gian, chẳng hạn như thông tin cụ thể của nhân viên từ hệ thống nhân sự hoặc lịch trình các nhiệm vụ từ hệ thống quản lý dự án. Đồng thời, thông tin cá nhân về thời gian ốm hoặc ngày nghỉ sẽ tự động chuyển sang bảng lương và thông báo hoàn thành nhiệm vụ được cập nhật ngay lập tức trong lịch trình quản lý dự án được chia sẻ.
Tư duy quản lý kinh doanh. Thưởng cho nhân viên dựa trên nỗ lực là một thực hành tiêu chuẩn. Xu hướng hiện đại là tập trung nhiều hơn vào thành tựu. Các nhà tuyển dụng có tư duy cầu tiến đang hướng tới một lối suy nghĩ mới, dựa trên giao dịch, tập trung nhiều hơn vào những gì thực sự xảy ra trong ngày làm việc trái ngược với thời gian đã sử dụng. Các nhà tuyển dụng cố gắng đưa ra các biện pháp để đánh giá thời gian nhân viên làm việc tại nhà thực sự dành bao nhiêu thời gian làm việc thường thất bại. Thị trường đang chứng kiến sự thay đổi khỏi loại giám sát này và chuyển sang giám sát năng suất, được hỗ trợ bởi một nền tảng quản lý thời gian tích hợp có thể dễ dàng báo cáo về thời gian, hoàn thành khối lượng công việc và dữ liệu năng suất liên quan khác.
Quan điểm toàn cầu. Với sự lan rộng của lực lượng lao động trên nhiều quốc gia, hay tưởng tượng đến thứ đơn giản như là khi nào là cuối tuần? Không cứng nhắc trên thế giới. Ở Bắc Mỹ, nó hầu như luôn luôn là thứ bảy và chủ nhật trong khi ở Trung Đông có thể là thứ sáu và thứ bảy. Đối với một số công nhân, cuối tuần không còn phù hợp nữa. Phần mềm quản lý thời gian hiện hỗ trợ nhiều lịch đồng thời trong nền để các chính sách của công ty có thể được quản lý đúng cách bằng quy trình làm việc dựa trên quy tắc. Ví dụ, quy tắc có thể nói rằng không có nghỉ ốm được trả vào cuối tuần. Phần mềm cần phải đảm bảo rằng ’cuối tuần được áp dụng đúng cách. Hỗ trợ đa ngôn ngữ là một tính năng quan trọng khác để nhân viên có thể chọn làm việc theo ngôn ngữ ưu tiên của họ. Nó thậm chí có thể điều chỉnh phần mềm để phản ánh các bản dịch hoặc từ vựng ưa thích của công ty.
Cuối cùng, một xu hướng mới ảnh hưởng đến quản lý thời gian là Internet of Things (IoT). Hãy tưởng tượng bạn có thể cập nhật bảng chấm công của mình bằng cách nói chuyện với đồng hồ, điện thoại thông minh hoặc một trợ lý thông minh.
